Spenden-Workflows
Wie Buchspendensysteme von der Inventarisierung über Review, Auswahl, Entnahme und Auslieferung gehen, statt bei einfacher Katalogerstellung stehenzubleiben.
Spenden-Workflows beschreiben den praktischen Weg, den ein Buch von privater Lagerung zu Review, Auswahl, Entnahme und Auslieferung nimmt. In vielen Projekten ist dieser Workflow genauso wichtig wie die Metadaten selbst, weil das Hauptproblem nicht nur darin besteht zu wissen, was das Buch ist, sondern auch darin, die Übergabe handhabbar zu machen.
Ein vollständiger Spendenablauf umfasst in der Regel Intake, Identifikation, Lagerverfolgung, Entscheidungen der Reviewer, Picklisten und abschließende Statusaktualisierungen. Wenn eine dieser Stufen schwach ist, wird der Prozess sowohl für Spender als auch für Institutionen schwieriger. Bücher können katalogisiert, aber nie geprüft werden, ausgewählt, aber nicht gefunden werden oder ohne klare Audit-Spur verpackt werden.
Deshalb sollten Spenden-Workflows explizit modelliert werden, statt als nachträglicher Gedanke zur Katalogisierung behandelt zu werden. Die Metadatenebene unterstützt das Review, aber die Workflow-Ebene unterstützt das Handeln. Sie sagt dem System, welche Bücher verfügbar sind, welche gewünscht werden, welche verpackt sind und welche noch ungeklärt bleiben.
In Let Books ist dies eine der definierenden Ideen des Projekts. Die Plattform wird nicht nur als Scanner- oder Metadatenwerkzeug gerahmt. Sie soll Menschen helfen, den Verlust wertvoller Bildungsbücher zu vermeiden, indem sie den realen Spendenprozess praktikabel macht. Dazu gehören mobile Erfassung, Excel-Review, boxbasierte Entnahme und rückverfolgbare Statusänderungen.
Die Spezifikation in AGENTS.md und das bestehende Workflow-Material in den Docs zeigen, dass diese operative Ebene erstklassig ist. Spende ist nicht nur ein mögliches Ergebnis von Katalogisierung. Sie ist einer der Hauptgründe, warum der Katalog existiert.